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如何組織項目啟動會議?

2018/10/30 12:08:34 |  96次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

項目啟動會議將首次公布項目計劃,這在很大程度上決定了項目是否能夠圓滿完成。如果沒有很好的準備項目啟動會議,則會從一開始就給項目的順利進行埋下隱患。應該充分利用這個機會來給團隊鼓勁,提出適當的期望,并根據時間和預算建立有助于項目順利完成的指導方針。  

會前的準備工作決定了項目啟動會議能否取得良好的效果。項目啟動會議一旦完成,應確保項目團隊中的所有成員均達成共識、目標一致。

如何成功組織項目啟動會議,主要分以下步驟: 

第一步:明確項目目標和最終交付成果明確這些問題將有助于確定項目的人員配置和項目計劃,把它們寫下來,然后和項目所有者進行確認。

  第二步:明確項目團隊成員及其責任項目的規模、復雜性和具體類型決定了完成項目所需要的資源。確保項目運行所必需的資源包括4個主要類別:運行、行政輔助、管理、技術。

  制定一個項目團隊成員聯絡表,包括以下幾項:姓名、職責、部門、位置、電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址。這個聯絡表隨后將發給團隊各成員。

  第三步:制定項目假設清單項目團隊成員必須要清楚地知道關于項目的主要假設。例如,要說明這樣一條假設:由項目經理選擇的團隊成員,一旦確定參與項目,就要確保項目的成功完成。這條假設意味著,團隊成員的首要職責是完成項目分配的任務,他們必須嚴格履行職責以確保項目的成功完成。

  第四步:制定初步項目計劃提前制定項目計劃,確定要完成的任務、具體職責以及時間進度安排,這樣會節省許多時間。制定計劃的整個過程將有助于確認是否有運行項目所需的全部資源,發現潛在的風險,確定具體任務和重要環節的時間進度。用你需要的一切資源來完成初步項目計劃的制定。確保在進行項目啟動會議時,已經擬定了初步的項目計劃。這樣做將會節省時間,并且項目也會更快地運行起來。

  要知道此時項目計劃并不是就完全確定了。事實上,項目計劃也不該被定死,直至開了項目啟動會議,這個計劃也僅僅是個公布的草案。一旦組建好團隊并分派了明確的職責,應當讓團隊成員確認各自的任務職責,以及合理、完整并且準確的時間安排。到第一次項目進展會議時,項目計劃會更加確定。

  第五步:確定取得成功的關鍵要素項目團隊中的每個成員都必須清楚地知道項目取得成功的要素。花些時間來確定取得成功所需的因素,并用特定的術語給出明確的定義,和項目所有者確認這些關鍵因素。

  第六步:制定項目啟動會議的時間安排項目團隊的所有成員都要參加項目啟動會議,這點十分重要。與每個成員溝通會議的首選及備選時間和日期。確保即使有人當時不在辦公室,但他也能通過電話參與會議。

  你在這一步的目標就是召集整個項目團隊,力求所有成員在項目開始時能接收到相同的信息。通知所有成員在會前某一天領取會議材料,并仔細閱讀材料為會議做準備。一旦確定會議的時間和日期,就立刻去預訂會議室以及會議所需的電話支持系統等設備。

  第七步:給團隊全體成員發放項目啟動會議材料在指定的日期,給團隊中的每個成員發一份項目啟動會議的材料,包括會議時間和日期、項目團隊成員聯絡表、會議議程和會議電話號碼、初步項目計劃。

  讓每個人都仔細閱讀項目計劃,并指出項目啟動會議上將做進一步討論,每個人務必事先了解計劃中與自己有關的部分。此外,說明會上將有專門的提問時間用于解答任何疑問。

  第八步:明確關鍵問題及相關因素在項目啟動會議前再回顧一下項目計劃,在那些需要在會上強調的地方做標記。相關的因素包括潛在的

瓶頸、有重大影響的問題、風險區域等。


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